Con formatos y características similares, las facturas proforma y comerciales pueden confundirse fácilmente. No obstante, cada una se aplica a situaciones diferentes. En el comercio internacional, todos los envíos deben llevar una factura.

La factura proforma

La factura proforma es un documento provisional que especifica el precio de un artículo y las condiciones generales. Este documento informativo no tiene valor contable ni jurídico y se asemeja más a un presupuesto que a una factura. La factura proforma es necesaria para exportar mercancías fuera de la Unión Europea que no están destinadas a la venta, por ejemplo, cuando se envían regalos y muestras, o se devuelven mercancías al proveedor.

La factura proforma sirve de base para calcular los aranceles e impuestos aduaneros y permite a las aduanas expedir los documentos de autorización de compra o venta.

La factura comercial

La factura comercial certifica la venta de mercancías entre el importador y el exportador. Si se cumplimenta correctamente, este documento aduanero también garantiza un proceso de autorización fluido, ya que reduce considerablemente la posibilidad de que se produzcan bloqueos en las fronteras. Al igual que la factura proforma, la factura comercial permite a las autoridades calcular los aranceles y los impuestos aduaneros que puedan aplicarse en el país de destino.

La factura comercial debe contener la siguiente información

• Fecha de la factura
• Número de factura
• Fecha de venta
• Identidad del vendedor
• Identidad del comprador
• Número de pedido (si lo hay)
• Número de registro del IVA
• Desglose y descripción de las mercancías
• Precio total
• Precio unitario, sin IVA, de cada artículo vendido
• Tipo de IVA legalmente aplicable
• Descuentos (si los hay)
• Importe total a pagar antes y después de la aplicación del IVA

La factura proforma lleva la misma información, pero con un título claro «Proforma» y sin número de factura, ya que no es un documento contable.

Ten en cuenta que debes adjuntar a tu envío una factura proforma o una factura comercial, pero no ambas.

En resumen, utiliza las facturas proforma para mercancías no destinadas a la venta (regalos, muestras) y facturas comerciales para ventas (de mercancías con valor comercial). Una factura comercial es pagadera hasta que el destinatario la liquide.

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